Membangun Fondasi Bisnis yang Kuat: Panduan Lengkap Membuat Purchase Order Profesional di Microsoft Word

Dalam dunia bisnis yang dinamis, setiap transaksi harus didokumentasikan dengan cermat untuk memastikan kejelasan, akuntabilitas, dan perlindungan hukum. Salah satu dokumen terpenting dalam proses pengadaan barang atau jasa adalah Purchase Order (PO) atau Surat Pesanan Pembelian. PO berfungsi sebagai dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual, merinci barang atau jasa yang akan dibeli, jumlahnya, harganya, serta syarat dan ketentuan pengiriman dan pembayaran.

Meskipun banyak sistem ERP dan perangkat lunak akuntansi yang menawarkan fitur pembuatan PO otomatis, tidak semua bisnis, terutama UMKM atau startup, memiliki akses atau kebutuhan untuk investasi besar tersebut. Di sinilah Microsoft Word hadir sebagai alat yang sangat mumpuni dan mudah diakses untuk membuat PO yang profesional, terstruktur, dan dapat disesuaikan. Artikel ini akan memandu Anda langkah demi langkah dalam membuat Purchase Order yang efektif di Word, dari pengaturan dasar hingga detail paling penting, memastikan transaksi bisnis Anda berjalan lancar dan terdokumentasi dengan baik.

Mengapa Purchase Order itu Penting?

Sebelum kita menyelami detail teknis pembuatannya, mari kita pahami mengapa PO begitu krusial:

1. Kejelasan dan Akurasi: PO menghilangkan ambiguitas dengan merinci secara spesifik apa yang dipesan, berapa banyak, dan dengan harga berapa. Ini mengurangi risiko kesalahan pengiriman atau penagihan.
2. Kontrak Hukum: Setelah diterima dan disetujui oleh penjual, PO menjadi dokumen yang mengikat secara hukum, melindungi kedua belah pihak jika terjadi perselisihan.
3. Pengendalian Anggaran: Dengan PO, Anda dapat melacak pengeluaran yang diotorisasi, membantu dalam pengelolaan anggaran dan mencegah pembelian yang tidak terencana.
4. Pelacakan dan Audit: PO memfasilitasi pelacakan pesanan dari awal hingga akhir dan menyediakan jejak audit yang jelas untuk tujuan akuntansi dan kepatuhan.
5. Profesionalisme: Mengirimkan PO yang terstruktur menunjukkan profesionalisme dan komitmen Anda sebagai pembeli.

Persiapan Sebelum Memulai

Sebelum membuka Microsoft Word, kumpulkan semua informasi yang Anda perlukan untuk mengisi PO:

• Informasi Perusahaan Anda: Nama lengkap perusahaan, alamat, nomor telepon, email, dan logo perusahaan (jika ada).
• Nomor PO Unik: Sistem penomoran PO yang konsisten (misalnya, PO-YYYY-MM-XXX atau PO-001, PO-002, dst.).
• Tanggal Pesanan: Tanggal PO dibuat.
• Informasi Pemasok (Vendor): Nama perusahaan pemasok, alamat, nomor telepon, email, dan nama kontak (jika ada).
• Informasi Pengiriman (Ship To): Alamat pengiriman, nama penerima, dan nomor telepon. Ini bisa sama dengan alamat perusahaan Anda atau alamat lain jika barang dikirim langsung ke lokasi proyek atau pelanggan.
• Detail Barang/Jasa:
  • Nama barang/jasa atau deskripsi singkat.
  • Nomor bagian (part number) atau SKU (Stock Keeping Unit) jika ada.
  • Jumlah (kuantitas) yang dipesan.
  • Unit pengukuran (misalnya, pcs, meter, liter, jam).
  • Harga per unit.
• Syarat dan Ketentuan Pembayaran: (misalnya, Net 30, COD, Pembayaran di Muka).
• Syarat Pengiriman: (misalnya, FOB Origin, CIF Destination, Kurir yang digunakan).
• Tanggal Pengiriman yang Diperlukan: Tanggal target penerimaan barang/jasa.
• Informasi Pajak: Tarif pajak penjualan atau PPN yang berlaku.
• Tanda Tangan Otorisasi: Nama dan jabatan orang yang berwenang memberikan otorisasi.

Langkah-Langkah Membuat Purchase Order di Microsoft Word

Sekarang, mari kita mulai membuat PO Anda di Word:

Langkah 1: Pengaturan Dokumen Dasar

1. Buka Dokumen Baru: Buka Microsoft Word dan pilih "Dokumen Kosong" (Blank Document).
2. Atur Orientasi dan Margin:
   • Pergi ke tab Layout.
   • Di grup Page Setup, klik Orientation dan pilih Portrait.
   • Klik Margins dan pilih Normal (atau sesuaikan jika Anda memiliki preferensi margin tertentu). Margin yang cukup akan memberikan ruang yang baik untuk informasi.

Langkah 2: Membuat Header Perusahaan Anda

Header yang jelas dan profesional adalah elemen penting.

1. Sisipkan Logo Perusahaan (Opsional tapi Direkomendasikan):
   • Pergi ke tab Insert.
   • Di grup Illustrations, klik Pictures > This Device.
   • Pilih file logo perusahaan Anda.
   • Setelah logo disisipkan, klik kanan pada logo, pilih Wrap Text, dan pilih Tight atau Through agar Anda dapat memindahkannya dengan mudah. Posisikan logo di sudut kiri atau kanan atas halaman. Sesuaikan ukurannya agar proporsional.
2. Nama Perusahaan dan Informasi Kontak:
   • Di bawah atau di samping logo, ketikkan nama lengkap perusahaan Anda. Gunakan ukuran font yang lebih besar (misalnya, 18-24 pt) dan tebalkan (Bold).
   • Di bawah nama perusahaan, ketik alamat lengkap, nomor telepon, alamat email, dan situs web (jika ada). Gunakan ukuran font standar (misalnya, 10-12 pt).
   • Anda bisa menggunakan Text Box (Insert > Text Box) untuk mengelompokkan informasi ini agar lebih mudah diatur posisinya dan disejajarkan dengan logo.

Langkah 3: Judul Dokumen dan Informasi PO Utama

1. Judul "PURCHASE ORDER":
   • Di tengah halaman, di bawah informasi perusahaan Anda, ketik "PURCHASE ORDER" atau "SURAT PESANAN PEMBELIAN". Gunakan font besar (misalnya, 26-36 pt), tebal, dan mungkin huruf kapital semua untuk menonjolkan dokumen. Anda bisa memusatkannya (Home > Paragraph > Center).
2. Nomor PO dan Tanggal:
   • Di bawah judul, buat dua baris informasi penting ini. Anda bisa menggunakan tabel 2 kolom kecil untuk penataan yang rapi:
     • Kolom 1: "NOMOR PO:"
     • Kolom 2: [Nomor PO Unik Anda, misal: PO-2023-001]
     • Kolom 1: "TANGGAL:"
     • Kolom 2: [Tanggal Hari Ini, misal: 15 November 2023]
   • Pastikan nomor PO adalah unik dan mengikuti sistem penomoran Anda. Untuk tanggal, Anda bisa menggunakan fitur "Date Picker" dari "Content Controls" di tab Developer jika Anda ingin PO Anda menjadi formulir yang dapat diisi.

Langkah 4: Bagian Informasi Pemasok (Vendor) dan Pengiriman (Ship To)

Bagian ini harus sangat jelas untuk menghindari kesalahan pengiriman atau penagihan.

1. Buat Dua Kolom (menggunakan Tabel atau Text Box):
   • Gunakan tabel 2 kolom, 5-6 baris tanpa border agar terlihat rapi.
   • Kolom Kiri (Pemasok):
     • "KEPADA:" atau "PEMASOK:" (Bold)
     • Nama Perusahaan Pemasok
     • Alamat Lengkap Pemasok
     • Nomor Telepon Pemasok
     • Email Pemasok
     • Nama Kontak Pemasok (jika ada)
   • Kolom Kanan (Pengiriman):
     • "DIKIRIM KE:" (Bold)
     • Nama Perusahaan Penerima (biasanya perusahaan Anda)
     • Alamat Lengkap Pengiriman
     • Nomor Telepon Penerima
     • Email Penerima
     • Tanggal Pengiriman yang Diperlukan: [Tanggal]
     • Metode Pengiriman: [Misal: Kurir Cepat, Laut, Udara]
   • Sesuaikan lebar kolom agar informasi terlihat jelas dan tidak terpotong. Anda bisa menyembunyikan border tabel dengan memilih tabel, pergi ke tab Table Design > Borders > No Border.

Langkah 5: Detail Barang/Jasa yang Dipesan (Tabel Utama)

Ini adalah jantung dari PO Anda. Menggunakan tabel sangat disarankan untuk kejelasan.

1. Sisipkan Tabel:
   • Pergi ke tab Insert.
   • Klik Table dan sisipkan tabel dengan 6 kolom dan sekitar 10-15 baris (Anda bisa menambahkan atau menghapus baris nanti).
   • Header Kolom (Baris Pertama):
     • No. (Nomor urut item)
     • Jumlah (Kuantitas)
     • Unit (Unit pengukuran, misal: Pcs, Set, Mtr)
     • Deskripsi Barang/Jasa (Detail lengkap item)
     • No. Bagian / SKU (Jika ada)
     • Harga Satuan (Harga per unit)
     • Total Harga (Jumlah x Harga Satuan)
   • Format Header Kolom: Tebalkan (Bold) dan pusatkan (Center) teks di header kolom.
2. Mengisi Detail Item:
   • Isi setiap baris dengan detail barang/jasa yang Anda pesan.
   • Perhitungan Total Harga: Untuk kolom "Total Harga", Anda harus menghitungnya secara manual (Jumlah x Harga Satuan). Word tidak memiliki fungsi spreadsheet otomatis seperti Excel, jadi pastikan perhitungan Anda akurat.
   • Ukuran Kolom: Sesuaikan lebar masing-masing kolom dengan menyeret garis pembatas kolom agar semua teks terlihat jelas, terutama kolom "Deskripsi Barang/Jasa".

Langkah 6: Ringkasan Keuangan

Di bawah tabel item, buat ringkasan biaya.

1. Sisipkan Tabel Kecil:
   • Buat tabel dengan 2 kolom dan 4-6 baris. Letakkan di sisi kanan bawah, sejajar dengan kolom "Total Harga" di tabel item.
   • Isi Baris:
     • Subtotal: [Jumlah total dari semua "Total Harga" di tabel item]
     • Diskon: [Jika ada, dalam persentase atau nilai absolut]
     • Pajak/PPN ([%]): [Jumlah pajak yang dihitung dari Subtotal setelah diskon]
     • Biaya Pengiriman: [Jika ada biaya terpisah untuk pengiriman]
     • TOTAL KESELURUHAN: [Jumlah Subtotal – Diskon + Pajak + Biaya Pengiriman]
   • Format: Tebalkan "TOTAL KESELURUHAN" dan gunakan ukuran font yang sedikit lebih besar. Pastikan perhitungannya akurat.

Langkah 7: Syarat dan Ketentuan (Terms & Conditions)

Bagian ini sangat penting untuk melindungi bisnis Anda.

1. Buat Bagian "Syarat dan Ketentuan":
   • Di bawah ringkasan keuangan, buat judul "SYARAT & KETENTUAN:" (Bold).
   • Gunakan poin-poin atau daftar bernomor untuk mencantumkan syarat-syarat penting, seperti:
     • Syarat Pembayaran: (Contoh: "Pembayaran jatuh tempo 30 hari setelah tanggal faktur (Net 30).")
     • Klausul Pengiriman: (Contoh: "Pengiriman harus sesuai dengan tanggal yang ditentukan. Barang yang rusak atau cacat akan dikembalikan atas biaya penjual.")
     • Garansi: (Contoh: "Semua barang dijamin bebas dari cacat material dan pengerjaan selama [periode] sejak tanggal penerimaan.")
     • Pembatalan: (Contoh: "Pembatalan pesanan harus dilakukan secara tertulis dalam waktu X hari.")
     • Penerimaan PO: (Contoh: "Penerimaan PO ini oleh pemasok merupakan persetujuan atas semua syarat dan ketentuan yang tercantum.")
     • Hukum yang Berlaku: (Contoh: "PO ini diatur oleh hukum Negara [Nama Negara/Provinsi].")
   • Pastikan bahasanya jelas, ringkas, dan tidak ambigu.

Langkah 8: Otorisasi dan Tanda Tangan

Bagian ini mengesahkan PO.

1. Buat Bagian Otorisasi:
   • Di bagian bawah halaman, sisipkan tabel dengan 2 kolom dan 3 baris (atau lebih, tergantung kebutuhan).
   • Kolom Kiri:
     • "DIBUAT OLEH:"
     • [Spasi untuk Tanda Tangan]
     • Nama Lengkap Pembuat PO
     • Jabatan Pembuat PO
     • Tanggal Otorisasi
   • Kolom Kanan: (Jika ada otorisasi lain yang diperlukan)
     • "DISETUJUI OLEH:"
     • [Spasi untuk Tanda Tangan]
     • Nama Lengkap Pihak yang Menyetujui
     • Jabatan Pihak yang Menyetujui
     • Tanggal Persetujuan
   • Atau, cukup satu bagian "DIOTORISASI OLEH:" dengan spasi untuk tanda tangan, nama, jabatan, dan tanggal.

Langkah 9: Footer (Opsional)

Untuk profesionalisme dan navigasi dokumen.

1. Nomor Halaman:
   • Pergi ke tab Insert.
   • Di grup Header & Footer, klik Page Number.
   • Pilih posisi yang Anda inginkan (misalnya, Bottom of Page > Plain Number 2 untuk tengah).
2. Informasi Tambahan: Anda bisa menambahkan alamat perusahaan atau slogan singkat di footer.

Langkah 10: Review, Simpan, dan Kirim

1. Review Menyeluruh:
   • Baca ulang seluruh PO. Periksa ejaan, tata bahasa, dan yang paling penting, semua angka dan detail. Apakah nomor PO unik? Apakah semua harga dan total sudah benar? Apakah alamat pengiriman sudah akurat?
   • Minta orang lain untuk meninjau ulang jika memungkinkan.
2. Simpan Sebagai Template:
   • Setelah Anda puas dengan desain dan tata letak PO Anda, simpan dokumen ini sebagai template agar Anda tidak perlu membuatnya dari awal setiap kali.
   • Pergi ke File > Save As.
   • Pilih lokasi penyimpanan.
   • Di kotak "Save as type:", pilih *Word Template (.dotx)**. Beri nama yang jelas, misalnya "Template Purchase Order Perusahaan ABC".
   • Untuk membuat PO baru dari template ini, cukup buka Word, pilih "New" > "Personal" (atau "Custom") dan pilih template Anda.
3. Simpan Sebagai Dokumen PO Spesifik:
   • Ketika Anda telah mengisi semua detail untuk PO tertentu, simpan dokumen ini sebagai file Word (.docx) dengan nama yang jelas dan unik, seperti "PO-2023-001_NamaVendor_Tanggal.docx".
4. Kirim dalam Format PDF:
   • Selalu kirim PO dalam format PDF. Ini memastikan bahwa format dan tata letak dokumen tidak akan berubah saat dibuka di perangkat atau sistem yang berbeda, dan mencegah pengeditan yang tidak sah.
   • Di Word, pergi ke File > Save As.
   • Pilih lokasi penyimpanan.
   • Di kotak "Save as type:", pilih *PDF (.pdf)**. Beri nama file yang sama dengan dokumen Word-nya.

Tips Tambahan untuk PO yang Lebih Profesional dan Efisien di Word:

• Gunakan Gaya (Styles): Manfaatkan fitur "Styles" di tab "Home" untuk konsistensi dalam judul, subjudul, dan teks isi. Ini juga mempermudah perubahan format di kemudian hari.
• Content Controls (Developer Tab): Jika Anda ingin membuat PO yang lebih seperti formulir, aktifkan tab "Developer" (File > Options > Customize Ribbon > centang Developer). Anda bisa menambahkan "Plain Text Content Control", "Date Picker Content Control", atau "Drop-Down List Content Control" untuk area yang sering diisi, membuat pengisian PO lebih cepat dan meminimalkan kesalahan.
• Branding Konsisten: Pastikan font, warna, dan penempatan logo konsisten dengan identitas merek perusahaan Anda.
• Pertimbangkan Ukuran Font: Gunakan ukuran font yang mudah dibaca (biasanya 10-12 pt untuk teks biasa, dan lebih besar untuk judul).
• Jaga Kebersihan Tata Letak: Hindari terlalu banyak warna atau font yang berbeda. Kesederhanaan dan kejelasan adalah kunci.
• Arsip Digital: Selalu simpan salinan digital dari setiap PO yang Anda kirim.

Keterbatasan Membuat PO di Word

Meskipun Word adalah alat yang hebat, penting untuk menyadari keterbatasannya:

• Tidak Ada Otomatisasi: Perhitungan (subtotal, total), penomoran PO, dan integrasi dengan inventaris atau sistem akuntansi harus dilakukan secara manual. Ini rentan terhadap kesalahan manusia.
• Kurangnya Skalabilitas: Jika volume pesanan Anda sangat tinggi, mengelola PO di Word akan menjadi tidak efisien dan memakan waktu.
• Kontrol Versi: Melacak revisi PO bisa jadi rumit jika tidak dikelola dengan hati-hati.
• Kolaborasi Terbatas: Meskipun Word memiliki fitur kolaborasi, sistem PO khusus lebih baik untuk alur kerja persetujuan yang kompleks.

Kesimpulan

Membuat Purchase Order profesional di Microsoft Word adalah keterampilan dasar yang sangat berharga bagi setiap pemilik bisnis atau profesional pengadaan, terutama bagi mereka yang baru memulai atau memiliki volume transaksi yang belum terlalu tinggi. Dengan mengikuti panduan langkah demi langkah ini, Anda tidak hanya akan mampu menghasilkan dokumen yang jelas dan akurat, tetapi juga membangun fondasi yang kuat untuk transparansi, akuntabilitas, dan profesionalisme dalam setiap interaksi bisnis Anda. Ingatlah, PO bukan hanya selembar kertas; itu adalah bukti komitmen, kejelasan, dan kepercayaan dalam setiap transaksi yang Anda lakukan. Mulailah berlatih, dan PO Anda akan menjadi aset berharga dalam operasional bisnis Anda.